Прием делегаций

 

Приеминостранных делегаций —задача ответственная и не терпящая ошибок. Перед встречей стоит тщательно подготовиться и разработать программу с учетом всех деталей. Помочь в этом способны специальные протоколы приема и организатор с безупречной репутацией.

 

Виды визитов 

Перед встречей с зарубежными партнерами в первую очередь определяют тип визита. Согласно классификации, существует три основных вида:

1.  Рабочий — подразумевает деловые переговоры, решение рабочих вопросов, налаживание сотрудничества, разработка концепции совместных проектов.

2.  Официальный — в ходе решаются вопросы долгосрочного сотрудничества. Сопровождается культурной частью.

3.  Частный — может выглядеть как визит вежливости, так и решать определенные цели (рабочие, культурные, ознакомительные и т. д.).

Кроме приведенных, встречаются и другие виды иностранных визитов.

 

Подготовка мероприятия 

Первоочередная цель приема иностранных партнеров — переговоры. Поэтому приоритетная задача при организациивстречи — это выбор места для их проведения. Учитывая, что визитеры прибывают издалека, важным этапов подготовки к приемустанут бронирование гостиницы для проживания и встреча в аэропорту.

Другие этапы подготовки:

• услуги переводчика для иностраннойделегации;

• подготовка документации;

• техническое оснащение места встречи;

• организация питания и напитков.

Чтобы точно рассчитать бюджет мероприятия, учитывают состав делегации, сроки пребывания, программу визита, а также вопросы обеспечения транспорта, проживания и питания.

Особенное место в организацииделовых встреч занимает культурная и развлекательная программа. В дополнение к переговорам можно устроить пикник на природе или спортивные состязания, посещение культурных мест страны или выставок, концертов, фестивалей.

В практике делового общения принято подносить гостям памятные сувениры или небольшие подарки. Цель подарка от принимающей стороны — укрепить дружеские отношения и продемонстрировать готовность к сотрудничеству. Что выбрать в качестве сувенира деловому партнеру,зависит от рода занятий принимающей стороны.

Самостоятельно учесть все нюансы очень сложно, поэтому мы рекомендуем доверить организацию мероприятия профессионалам.